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# 準備作業
> AI エージェントを導入する前に準備していただきたい、専用 AI を生成するための4つのベストプラクティス要素です。初期設計の際に、より効果的な AI アシスタントを作成する助けとなります。
資料をご準備いただく際は、AI を意識する必要はありません。現在の業務状況をそのまま整理・記述していただければ大丈夫です。
### 1. 実際の対話記録 10 組以上
御社のビジネスシーンでよく見られる対話記録をご用意ください。現在の営業担当者が顧客と交わした典型的なやり取りで構いません。削除や改変をせず、少なくとも 10 組以上、可能であれば多いほど望ましいです。成約・不成約は問いませんが、典型的な顧客の質問と対応話法を学習できる内容であることが重要です。営業担当者の具体的な操作過程も含めることを推奨します。
**顧客**：こんにちは、御社のプラットフォームで出店したいのですが、必要な準備はありますか？\
**営業**：はい、3つの書類が必要です。企業の営業許可証、代表者の身分証明、入金口座情報です。（標準ガイドのポスター送付）\
**顧客**：今アップロードしました。確認していただけますか？\
**営業**：承知しました、確認いたします。（管理画面でアップロード記録を照会）\
**営業**：3点すべて提出済みで「審査待ち」と表示されています。\
**顧客**：審査にはどのくらいかかりますか？\
**営業**：通常 3～5 営業日です。不備がある場合はシステムから再提出のご案内が届きます。\
**顧客**：承認後はどうなりますか？\
**営業**：承認後、出店者アカウントを作成いたします。（アカウントを生成 → 情報を顧客メールに送付）\
**顧客**：アカウント情報のメールを受け取りました。ログインできました。\
**営業**：良かったです。店舗情報を入力し、商品をアップロードすれば正式に公開されます。\
**顧客**：提出済みで「審査待ち」と表示されています。\
**営業**：はい、商品審査は通常 2～3 時間以内に承認されますので、まもなく店舗が公開されます。\
**顧客**：ありがとうございます。
**顧客**：こんにちは、海外在住なのですが、御社でバーチャルクレジットカードを作りたいです。必要な資料は？\
**営業**：はい、パスポート情報、メールアドレス、連携可能な銀行カードが必要です。（登録ガイドページのリンク送付）\
**顧客**：パスポートと銀行カードを提出しました。確認していただけますか？\
**営業**：承知しました。（管理画面で顧客メールを入力 → 登録資料を照会）\
**営業**：パスポートと銀行カード情報は正常にアップロードされ、「審査待ち」と表示されています。\
**顧客**：審査はどれくらいですか？\
**営業**：通常 1～2 営業日です。不備があればメールで再提出依頼が届きます。\
**顧客**：承認後はどうなりますか？\
**営業**：承認後、バーチャルカード番号を発行し、メールでお送りします。（カード生成 → 自動送信）\
**顧客**：すぐに利用できますか？\
**営業**：はい、管理画面で有効化すればオンライン決済やECサイト連携が可能です。\
**顧客**：決済はどのように処理されますか？\
**営業**：利用額は連携銀行カードから自動引き落とし、請求サイクルは毎月1回です。\
**顧客**：了解しました、ありがとうございます。\
**営業**：こちらこそ。今後も進捗を随時確認し、ご連絡いたします。
**顧客**：先週東京で買い物した際に免税手続きをしました。還付はいつ入金されますか？\
**営業**：確認いたします。（免税システムにログイン → パスポート番号で申請記録を検索）\
**営業**：申請は提出済みで「税務機関審査中」と表示されています。\
**顧客**：その段階はどのくらいかかりますか？\
**営業**：通常 5～10 営業日で審査が完了します。承認後、指定の銀行口座に入金されます。\
**顧客**：全額戻りますか？\
**営業**：手数料 2～3% が差し引かれ、残額が返金されます。\
**顧客**：自分でも確認できますか？\
**営業**：はい、免税レシートに記載されたサイトと番号で進捗が確認できます。（システム画面をスクショ → 顧客に送付）\
**顧客**：10日以上経っても入金されない場合は？\
**営業**：カスタマーサポートにご連絡いただければ「還付遅延」申請を提出し、日本の免税機関で確認・処理いたします。\
**顧客**：入金通知はありますか？\
**営業**：はい、銀行から入金SMSが届き、免税機関からもメール通知があります。\
**顧客**：分かりました。\
**営業**：承知しました。進捗を引き続き確認し、結果が出次第ご連絡いたします。
### 2. 企業ドキュメント／公式サイト
AI が参照すべき知識ファイルをご提供ください。FAQ 形式（Q\&A）での提供を推奨します。1つの質問に1つの回答を対応させる形が理想です。公式的な文書表現よりも、日常会話に近い自然な表現をおすすめします。
| 質問 Question | 回答 Answer |
| :--------------- | :---------------------------------------------------- |
| 登録に必要な資料は？ | 有効な身分証明書（パスポート／身分証）、連絡先、決済口座。企業出店の場合は営業許可証と法人情報も必要。 |
| どの通貨をサポートしていますか？ | 米ドル、円、ユーロ、人民元など主要10通貨に対応。他の通貨も確認可能です。 |
| 資格審査は厳しいですか？ | 出店者審査は 3～5 営業日で完了。資料が適正なら問題ありません。 |
| 進捗確認はどうすれば？ | 管理画面「マイアカウント→進捗確認」からリアルタイムで確認可能です。 |
| 免税の流れは？ | 領収書・輸出証明書・申請書を提出し、審査後に指定口座へ返金されます。 |
| 医療予約はどう操作する？ | 病院・診療科と時間を選び、身分証・診療情報を提出。確認後に予約番号を発行。事前支払いが必要な場合あり。 |
| 手数料は？ | ビジネス内容に応じて 5～15%。化粧品は追加5%。 |
| 入金・返金サイクルは？ | 入金は 7～14 日。返金は 5～20 営業日以内。キャンセル返金は 3～7 営業日で処理。 |
| 遅延や問題が発生したら？ | 管理画面「進捗確認」またはチケット提出でサポートに連絡。請求書・証憑を持参して窓口またはオンライン申請可。 |
| 対応言語は？ | 中国語・英語を標準サポート。場面によっては日本語・韓国語など多言語対応あり。 |
| ... | ... |
### 3. 専任 AI メンター担当者
企業内で専任の担当者を 1 名ご指定ください。この方が AI の「メンター（Leader）」となり、AI トレーニングや運用進捗の窓口となります。AI は日常的な疑問点がある場合、この担当者に報告・相談します。日報や週報もデフォルトで Leader に送付されます。より適任者がいる場合は、随時変更していただけます。
### 4. 現行業務フローチャート
AI が御社業務を理解できるように、現行の業務フローを提示してください。順序立てられた業務プロセスで、主要な分岐点や担当部門（または担当者）を含める必要があります。自然な文章で記載しても問題ありませんが、フローチャート形式を推奨します。
**営業部**
1. 営業担当が出店者からの問い合わせを受領
2. 出店ポリシーと必要書類を説明
3. 書類収集・提出を支援\
→ 提出後、**審査部**へ引き継ぎ
**審査部**\
4\. 書類の完全性を確認\
- 不備がある場合 → 営業部に戻して出店者に再提出依頼\
- 問題なければ次工程へ\
5\. 適格性・資格を確認\
- 不承認の場合 → **カスタマーサポート部**に通知\
- 承認の場合 → **運営部**へ引き継ぎ
**運営部**\
6\. 出店者アカウントを作成\
7\. 店舗を開設し公開\
→ 公開後、**カスタマーサポート部**へ引き継ぎ
**カスタマーサポート部**\
8\. 出店者に審査結果を通知\
9\. その後の運用支援・トレーニングを提供\
→ 完結
